デジタル複合機の中には個人情報がたくさん入っています。複合機を処分する際には、初期化を行って、なおかつデータ消去を行うか、複合機からハードディスクを取り外す必要があります。

複合機を処分する際は、データの初期化を行いましょう。

FAX機能を使っている場合は、どうやっていつもFAXしていますか？顧客や取引先のFAX番号を複合機に登録しているのではないでしょうか。この情報は顧客リストとして重要機密情報であり、万が一流出すると、あっという間にダイレクトFAXが顧客に届くようになってしまいます。また、Webベースの管理機能の提供や汎用的な組込みOSの搭載、外部認証サーバとの連携などの機能を備えているので、そのまま捨てるとIPアドレス情報が漏れたり、ネットワーク上の通信データの盗聴、遠隔からの管理機能乗っ取りなども考えられます。

データの初期化は大きく２つあります。本体の初期化スイッチを押す場合と、タッチパネルを操作して初期化する方法です。複合機メーカー、機種ごとに操作方法が違いますので、プリンタ前面に記載してある型番からメーカーサイトで調べましょう

これらは電源を切っても本体搭載メモリー、またはハードディスクにデータを保持するので、電源を切るだけでは不十分です。

また、複合機の暗号化機能を利用すると、ハードディスクのセキュリティ機能としてデータの記録時に暗号化します。これにより、万一、ハードディスクが物理的に盗難された場合でも情報漏えいを防ぎます。

デジタル複合機メーカーの多くは、ハードディスクデータ消去サービスを行っています。なお、リースしている複合機はリース会社の所有物です。サービスを実施する場合は、ユーザーがリース会社から事前に同意を得る必要があります。

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