パソコンを廃棄するときに、法人の場合は廃棄証明書を取得して、正しく処分したことを文章で保存する場合があります。ここでは、廃棄証明書とは何か、データ消去との関係性も交えながら説明したいと思います。
廃棄証明書とは、資産を処分したことを証明するための書類のことです。ただし、廃棄証明書という統一された書類は存在しません。一般的には以下を廃棄証明書と呼びます。
- 社内文章で資産管理を廃棄するための書類：「固定資産廃棄証明書」など
- 産廃業者にごみ処理を依頼したときの書類：「産業廃棄物管理票（マニフェスト）」
- パソコンリサイクル業者に引き取ってもらう場合の書類：「引取証明書」
これら3つは意味合いが違いますので、それぞれ説明したいと思います。
一般的に証明書として利用するために「いつ」「誰が」「何を」「どうしたか」を記載します。パソコンであれば、台数や型番を記載します。
税務調査で固定資産・有価物（使わなくなったパソコン）を廃棄した証明がないと「売ったのではないか？」「社員が懐に入れたのではないか？」と厳しく確認されます。これらがわかるように「固定資産廃棄証明書」や必要に応じて、経緯がわかる稟議書を用意しておく必要があります。
固定資産を廃棄する際、何か保存しておく必要がありますか？- 弥生産業廃棄物管理票は不法廃棄されていないか確認するために利用します。産廃処理業者が発行することができる公的な書類です。
会社が産廃処理業者にパソコンの廃棄を委託するときに、マニフェストには産業廃棄物の種類、数量、運搬業者名、処分業者名などを記入されます。廃棄後に、産廃処理業者からマニフェストを受取ることで、委託内容どおりに廃棄物が処理されたことを確認することができます。これによって、不適正な処理による環境汚染や社会問題となっている不法投棄を未然に防ぐことができます。
産業廃棄物管理票マニフェスト産業廃棄物処理業者では、有料でパソコンの廃棄を行っています。パソコン1台当たり1000円～4000円程度で廃棄証明書（マニフェスト）を発行する場合は、別途料金が必要です。一部の産廃業者を除いてデータ消去作業は行っていません。
産業廃棄物処理業者に委託引取証明書は、パソコンが自分のものではなくなったことを証明します。パソコンをパソコンリサイクル業者に引き取ってもらった時に「資産譲渡」したことがわかるようにパソコン本体の機種（デスクトップパソコン、ノートパソコン、液晶ディスプレイ、サーバー、ハードディスク単体など）・台数、引取り日、業者名が記載されています。
マニフェストとパソコン廃棄.comの比較廃棄証明書ではデータが消去された事は証明されません。廃棄したことがわかるだけです。データ消去を含めて、廃棄したい場合は「廃棄証明書」＋「データ消去証明書」を取得する必要があります。
廃棄証明書は３つの意味があります。またデータ消去とは関係ありません。場合によっては大きく費用が掛かる場合もあるので、会社にとって必要な書類を残すようにしましょう。
パソコン廃棄.com（当サイト、パソコンリサイクル専門会社）では、法人パソコンの引き取りを行っています。引き取りの際には、引取証明書兼データ消去作業証明書を発行することができますので、「廃棄証明書」＋「データ消去証明書」が取得可能です。ISMS（ISO 27001）や・プライバシーマーク（JIS Q 15001）取得企業様もご利用いただけます。
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