複合機のデータ消去を行う方法

複合機を処分する際は、データの初期化を行いましょう。

FAX機能を使っている場合は、どうやっていつもFAXしていますか？顧客や取引先のFAX番号を複合機に登録しているのではないでしょうか。この情報は顧客リストとして重要機密情報であり、万が一流出すると、あっという間にダイレクトFAXが顧客に届くようになってしまいます。また、Webベースの管理機能の提供や汎用的な組込みOSの搭載、外部認証サーバとの連携などの機能を備えているので、そのまま捨てるとIPアドレス情報が漏れたり、ネットワーク上の通信データの盗聴、遠隔からの管理機能乗っ取りなども考えられます。

データの初期化は大きく２つあります。本体の初期化スイッチを押す場合と、タッチパネルを操作して初期化する方法です。複合機メーカー、機種ごとに操作方法が違いますので、プリンタ前面に記載してある型番からメーカーサイトで調べましょう

デジタル複合機の中にはメモリー、ハードディスクを搭載している機種があります。このハードディスクには送受信や印刷のための一時的な作業用画像データが記録されます。ハードディスクに保存されている機密情報が持ち去られ・読み出されることによって情報漏えいに繋がってしまうという危険性があります。よって廃棄時・リース返却時には発行済み文書データ復元による情報漏えい対策が必要です。

これらは電源を切っても本体搭載メモリー、またはハードディスクにデータを保持するので、電源を切るだけでは不十分です。

また、複合機の暗号化機能を利用すると、ハードディスクのセキュリティ機能としてデータの記録時に暗号化します。これにより、万一、ハードディスクが物理的に盗難された場合でも情報漏えいを防ぎます。

デジタル複合機メーカーの多くは、ハードディスクデータ消去サービスを行っています。なお、リースしている複合機はリース会社の所有物です。サービスを実施する場合は、ユーザーがリース会社から事前に同意を得る必要があります。

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